18/06/2025
Czy wiesz że zmieniło się prawo?
Polska wchodzi w nową erę zarządzania migracją. Od 1 czerwca 2025 roku obowiązywać będą zmienione przepisy dotyczące legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców, w tym obywateli Ukrainy. Nowe prawo imigracyjne i strategia migracyjna rządu mają kluczowe znaczenie dla osób pracujących w Polsce oraz firm korzystających z ich pracy.
Dowiedz się, jakie są nowe zasady zatrudniania Ukraińców w Polsce w 2025 roku i jak przygotować się na nadchodzące zmiany.
Dlaczego zmienia się prawo?
Reforma prawa imigracyjnego wpisuje się w przyjętą przez rząd Strategię Migracyjną na lata 2025–2030, której głównymi celami są:
- zapewnienie bezpieczeństwa publicznego,
- ograniczenie nadużyć wizowych,
- uporządkowanie rynku pracy,
- promowanie zatrudnienia w zawodach deficytowych.
Zmiany te dotykają zarówno pracowników, jak i pracodawców – a szczególną uwagę należy zwrócić na odpowiedzialność prawną oraz nowe obowiązki formalne.
Legalizacja pracy – nowe obowiązki pracodawców wobec cudzoziemców
- Przekazywanie kopii umów – art. 17 ust. 1 pkt 2 – zezwolenia na pracę i art. 68 ust. 1 pkt 2 – oświadczenia.
- Kopie umów z cudzoziemcem w języku polskim – przekazanie organowi, który wydał zezwolenie na pracę przed powierzeniem pracy.
- Za pomocą systemu teleinformatycznego – przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.
- Powiadomienie wojewody – skrócenie z 3 do 2 miesięcy (art. 19).
- Niepodjęcie pracy – w ciągu 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia (było: 3 miesiące).
- Przerwa w pracy – na okres przekraczający 2 miesiące (było: 3 miesiące).
- Przedterminowe zakończenie – wcześniej.
- Powiadomienie starosty – oświadczenia (art. 70).
- Podjęcie pracy – 7 dni (bez zmian).
- Niepodjęcie pracy – 14 dni (wydłużenie z krótszego terminu).
- Nowy obowiązek – zezwolenia pobytowe (art. 96 pkt 15).
- Informowanie wojewody o zakończeniu zatrudnienia cudzoziemca z zezwoleniem na pobyt czasowy i pracę.
- Termin: 15 dni od zakończenia zatrudnienia.
- Podwójna odpowiedzialność – dotychczas tylko cudzoziemiec, teraz również pracodawca, ALE: brak szczególnych kar.
5 kroków do legalnego zatrudnienia Ukraińca w 2025 roku
1. Legalny pobyt to podstawa.
Pracownik z Ukrainy nie będzie mógł podjąć pracy na podstawie samego ruchu bezwizowego. Wymagana będzie jedna z form legalizacji pobytu:
- wiza krajowa D,
- karta pobytu (czasowa, stała, UE),
- dokument przedłużający legalność pobytu na podstawie „specustawy” (do 30.09.2025).
Więcej o legalizacji pobytu i pracy przeczytasz:
? Legalizacja pracy i pobytu
2. Legalne zatrudnienie tylko z odpowiednim dokumentem.
Zatrudnienie możliwe będzie wyłącznie na podstawie:
- oświadczenia o powierzeniu pracy,
- zezwolenia na pracę (typ A),
- zezwolenia na pobyt i pracę.
Praca bez wymaganego dokumentu lub na innych warunkach niż określone w zezwoleniu = kara i nielegalne zatrudnienie.
3. Sprawdź, kto Cię zatrudnia.
Nowe przepisy przewidują obowiązek co najmniej 2-letniego doświadczenia w rejestrze KRAZ dla agencji, które zatrudniają cudzoziemców. APS Profit jako legalnie działająca agencja, spełnia wszystkie wymagania.
? Przeczytaj również: Czym wyróżnia się dobra Agencja Pośrednictwa Pracy?
4. Rejestracja, systemy, obowiązki urzędowe.
Zmienią się również terminy i sposób raportowania:
- pracodawca ma tylko 15 dni na zgłoszenie zakończenia pracy cudzoziemca,
- niepodjęcie pracy przez pracownika w ciągu 2 miesięcy od daty startu oznacza unieważnienie dokumentu,
- oświadczenia i zezwolenia muszą być zgłaszane elektronicznie przez system MOS.
5. Nowe kary – od 3 000 zł do 50 000 zł
Praca niezgodna z przepisami wiąże się z wysokimi sankcjami:
- grzywna do 50 000 zł za jedno naruszenie,
- 3 000 zł za każdego cudzoziemca zatrudnionego nielegalnie,
- 6 000 zł za korzystanie z usług nieuprawnionych podmiotów.
Sprawdź więcej o konsekwencjach nielegalnego zatrudnienia:
Legalizacja pracy – przepisy karne
Przepisy karne art. 84 (I)
Ust. 11. Kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega karze grzywny nie niższej niż 6000 zł
- ust. 14. Karę grzywny, o której mowa w ust. 3–5 i 11, wymierza się w kwocie nie niższej niż 6000 zł za jednego cudzoziemca
Ust. 12. Kto, powierzając pracę cudzoziemcowi, kieruje go do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej, podlega karze grzywny nie niższej niż 3000 zł
- grzywna nie liczona od cudzoziemca
Przepisy karne art. 84 (II)
Ust. 12. Kto, powierzając pracę cudzoziemcowi, kieruje go do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej, podlega karze grzywny nie niższej niż 3000 zł
- brak górnej granicy kary, ale grzywna nie liczona od cudzoziemca
Kara z ust. 11 i 12 dla podmiotów, które
- kierują cudzoziemców do pracy u innych podmiotów na innej podstawie niż umowa w sprawie pracy tymczasowej lub
- korzystają z pracy cudzoziemców skierowanych przez podmioty niebędące agencjami pracy tymczasowej
Kary za nielegalne zatrudnienie – kto odpowiada?
Nowe przepisy wprowadzają większą odpowiedzialność personalną za naruszenia związane z zatrudnianiem cudzoziemców. Zasada odpowiedzialności opiera się na trzech podstawowych filarach:
- Zasada winy – „Kto działał – ten odpowiada”
Osoba fizyczna lub prawna, która faktycznie dopuściła się naruszenia, ponosi odpowiedzialność. Nie wystarczy twierdzić, że „nie wiedziała” – kluczowe jest działanie lub zaniechanie, które doprowadziło do złamania przepisów. - Sprawstwo kierownicze – „Kto wydał polecenie?”
W przypadku organizacji lub spółek, odpowiedzialność może ponosić osoba, która formalnie lub faktycznie kierowała działaniami – np. członek zarządu, dyrektor lub kierownik operacyjny, który polecił nielegalne zatrudnienie. - Wina w nadzorze – „Kto nie dopilnował – ten odpowiada”
Nie zawsze trzeba bezpośrednio zatrudniać cudzoziemca, aby ponosić odpowiedzialność. Wystarczy brak należytego nadzoru – np. tolerowanie nielegalnych praktyk przez przełożonego lub brak reakcji na oczywiste nieprawidłowości.
Częste pytania (FAQ)
Czy Ukraińcy mogą pracować na podstawie wizy z innego kraju UE?
Nie. Przepisy wyraźnie zakazują zatrudniania cudzoziemców przebywających na wizie innego państwa Schengen, nawet jeśli mają zezwolenie na pracę.
Czy rekrutacja przez agencję jest płatna dla kandydata?
Nie. Zgodnie z prawem, koszt rekrutacji pokrywa pracodawca. Agencja nie może pobierać opłat od pracownika – złamanie tego zakazu grozi grzywną do 30 000 zł.
Czy status ochrony czasowej dla Ukraińców będzie przedłużony?
Tak, ale tylko do 30 września 2025 r. Po tej dacie konieczne będzie przejście na standardowe procedury pobytowe.
Jak pomagamy w APS Profit?
Dzięki naszemu doświadczeniu, znajomości przepisów i praktyce współpracy z urzędami, oferujemy pełne wsparcie dla:
- kandydatów – od legalizacji dokumentów po pomoc językową i adaptacyjną,
- pracodawców – od selekcji kandydatów, po wypełnienie obowiązków formalnych.
? Zobacz także: Jak działa Agencja Pracy?
Podsumowanie
Zmiany prawne w 2025 roku to duże wyzwanie, ale również okazja, by uregulować zasady zatrudnienia i zbudować trwałe, legalne relacje zawodowe.
Zaufaj doświadczonemu partnerowi – APS Profit – i zadbaj o to, by Twoja praca w Polsce była legalna, bezpieczna i zgodna z obowiązującym prawem.
? Skontaktuj się z nami już dziś: apsprofit.pl/kontakt
? Źródło: gov.pl – przepisy obowiązujące od 1 czerwca 2025 r.
Przepisy prawne wraz z odnośnikami
Zestawienie kluczowych ustaw dotyczących legalizacji pracy cudzoziemców, regulacji rynku pracy, Blue Card oraz digitalizacji procedur legalizacyjnych.
Legalizacja pracy cudzoziemców
Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
Reguluje zasady zatrudniania cudzoziemców, w tym wymagane dokumenty oraz procedury.
Dziennik Ustaw 2025, poz. 621
? Tekst ustawy isap.sejm.gov.pl+5dziennikustaw.gov.pl+5infor.pl+5
Rynek pracy – regulacja APT
Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia
Zastępuje wcześniejszą ustawę o promocji zatrudnienia, wprowadzając nowe zasady funkcjonowania agencji pracy tymczasowej oraz służb zatrudnienia.
Dziennik Ustaw 2025, poz. 620
? Tekst ustawy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000620
Blue Card
Ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw
Implementuje dyrektywę UE 2021/1883, dotyczącą warunków wjazdu i pobytu obywateli państw trzecich w celu zatrudnienia w zawodach wymagających wysokich kwalifikacji (Blue Card).
Dziennik Ustaw 2025, poz. 619
? Tekst ustawy dziennikustaw.gov.pl+1gov.pl+1gov.pl+6infor.pl+6dziennikustaw.gov.pl+6
“Ustawa uszczelniająca”
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej
Ma na celu uszczelnienie systemu wizowego oraz eliminację nadużyć związanych z wydawaniem wiz.
Dziennik Ustaw 2025, poz. 622
? Tekst ustawy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000622
Digitalizacja legalizacji pobytu – “ustawa o MOS”
Nowe przepisy wprowadzają pełną elektronizację procedur związanych z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców, w tym obowiązek składania wniosków przez system MOS.
? Informacja o nowych przepisach